Счета — фактуры и новые правила
С 2026 года в России вступают в силу масштабные изменения в администрировании НДС: расширяется применение единого налогового счёта (ЕНС), компании на УСН с выручкой свыше 20 миллионов рублей становятся плательщиками НДС, а форма и порядок выставления счетов-фактур претерпевают существенные корректировки. Разберем ключевые нововведения и разберемся, как бизнесу подготовиться к изменениям без риска доначислений.
Кто теперь обязан выставлять счета-фактуры
До 2026 года основная масса упрощенцев работала без НДС. С 1 января 2026 года ситуация изменилась:
1. Компании на УСН с выручкой свыше 20 млн рублей Теперь они обязаны начислять и уплачивать НДС. При этом применяются пониженные ставки:
- 5% — при выручке от 60 до 250 млн рублей (без права вычета)
- 7% — при выручке от 250 млн рублей (без права вычета)
Если упрощенец хочет работать со ставкой 20% и принимать вычеты, он переходит на общую схему с полным оформлением счетов-фактур.
2. Самозанятые и физические лица При совершении сделок с компаниями на ОСНО они не выставляют счета-фактуры. Но покупатели-плательщики НДС не могут принять вычет по таким операциям.
3. Иностранные компании При реализации электронных услуг и товаров через российские маркетплейсы они обязаны регистрироваться в ФНС и выставлять счета-фактуры в российском формате.
Изменения в форме счета-фактуры
ФНС обновила формат счета-фактуры с учетом перехода на ЭДО и единый налоговый счёт. Ключевые корректировки:
1. Новые обязательные реквизиты
- Код вида товара (по ТН ВЭД для экспортных операций)
- Регистрационный номер таможенной декларации в новом формате
- Признак операции (для отдельных видов сделок)
2. Электронный формат С 2026 года приоритетным становится электронный счёт-фактура (ЭСФ), передаваемый через оператора электронного документооборота (ЭДО). Бумажные формы сохраняются, но ФНС усиливает контроль за их соответствием электронным аналогам.
3. Синхронизация с декларацией Данные из книги покупок и книги продаж должны полностью совпадать с декларацией по НДС, подаваемой через ЕНС. Любое расхождение автоматически фиксируется АСК НДС-2.
Сроки выставления и новые правила регистрации
1. Стандартный срок Счёт-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки товара (оказания услуг, выполнения работ).
2. Авансовые счета-фактуры При получении предоплаты продавец обязан выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней. С 2026 года эти суммы учитываются в рамках ЕНС и требуют отдельного отражения в декларации.
3. Регистрация в книге продаж Все выставленные счета-фактуры регистрируются в книге продаж в квартале их выставления. Изменение периода регистрации недопустимо — это основание для доначислений.
Корректировочные счета-фактуры: новые нюансы
При изменении стоимости товаров, возврате части товара или исправлении ошибок выставляется корректировочный счёт-фактура (КСФ). С 2026 года:
1. Обязательное указание основания В КСФ нужно четко указать причину корректировки:
- Изменение цены
- Возврат бракованного товара
- Исправление ошибки в первичном документе
2. Согласование с контрагентом Корректировка возможна только при наличии согласия покупателя, оформленного документально (уведомление, акт расхождений).
3. Отражение в книге покупок Покупатель регистрирует КСФ в книге покупок в квартале его получения и восстанавливает ранее принятый вычет.
Электронный документооборот: обязательные требования
С 2026 года ФНС расширяет применение ЭДО для счетов-фактур. Ключевые требования:
1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) Все электронные счета-фактуры должны быть подписаны КЭП руководителя или уполномоченного лица.
2. Оператор ЭДО Передача документов осуществляется только через аккредитованного оператора ЭДО. Данные автоматически поступают в ФНС через АСК НДС-2.
3. Хранение электронных документов Электронные счета-фактуры хранятся не менее 4 лет в формате, обеспечивающем их неизменность.
Типичные ошибки при выставлении счетов-фактур в 2026 году
Ошибка 1. Неправильный код вида товара Для экспортных операций и отдельных категорий товаров неверный код ТН ВЭД лишает права на ставку 0% или льготу.
Ошибка 2. Ошибки в ИНН/КПП контрагента Даже одна неверная цифра в ИНН приводит к тому, что АСК НДС-2 не может автоматически сопоставить данные, и покупатель теряет вычет.
Ошибка 3. Неверная дата Дата счета-фактуры должна соответствовать дате отгрузки. Если дата выставления позже — это основание для снятия вычета у покупателя.
Ошибка 4. Отсутствие подписи уполномоченного лица Если счет-фактуру подписывает не директор, а представитель по доверенности, нужно указать номер и дату доверенности. Без этого документ недействителен.
Ошибка 5. Несоответствие первичным документам Суммы, наименования, количество в счете-фактуре должны полностью совпадать с накладной или актом. Расхождения — повод для вопросов ФНС.
Ошибка 6. Неправильное применение ставки С 2026 года базовая ставка НДС — 22%. Применение старой ставки 20% после 1 января 2026 года — ошибка, ведущая к доначислениям.
Как подготовиться к новым правилам
1. Обновите учетную систему Настройте 1С или другую программу под новые форматы счетов-фактур и требования ЕНС.
2. Перейдите на ЭДО Заключите договор с оператором электронного документооборота и переведите контрагентов на электронный документооборот.
3. Обучите бухгалтерию Проведите обучение сотрудников по новым правилам выставления счетов-фактур, срокам и форматам.
4. Проведите аудит контрагентов Проверьте, готовы ли ваши поставщики и покупатели работать в новых условиях. Особенно это важно для упрощенцев, которые теперь становятся плательщиками НДС.
5. Актуализируйте договоры Внесите в договоры условия о порядке выставления счетов-фактур, применении ставок НДС и электронном документообороте.
6. Настройте сверку с ФНС Используйте личный кабинет налогоплательщика для регулярной сверки данных книги покупок и продаж с декларацией.
Когда нужна помощь эксперта
Изменения 2026 года требуют глубокого понимания новых правил и их применения на практике. Ошибка в счете-фактуре может привести к потере вычетов и доначислениям на миллионы рублей.
Практикующий юрист Антон Смирнов специализируется на сопровождении бизнеса в условиях изменения налогового законодательства. За 15 лет работы реализовано более 187 успешных проектов с общей экономией свыше 45 миллионов рублей. В рамках сопровождения:
- Аудит текущих счетов-фактур на соответствие новым требованиям
- Настройка электронного документооборота
- Консультации по применению ставок НДС в 2026 году
- Сопровождение переходного периода для упрощенцев
- Защита при налоговых проверках и спорах с ФНС
Все решения основаны на нормах Налогового кодекса РФ и актуальной судебной практике. На результаты работы предоставляется гарантия 3 года.
Если вы хотите подготовить ваш бизнес к новым правилам выставления счетов-фактур и избежать рисков доначислений, запишитесь на конфиденциальную консультацию. Мы проанализируем вашу ситуацию и подберем оптимальную стратегию перехода на новые требования.